ПАО «Газпром автоматизация» выбрало 1С для автоматизации бизнес-процессов казначейства
В декабре 2016 года в рамках комплексного проекта реинжиниринга, регламентации и автоматизации ключевых бизнес-процессов в ПАО «Газпром автоматизация» завершено внедрение системы казначейства.
Данный комплексный проект реализуется в соответствии с разработанной и принятой в 2014 году ИТ-стратегией Общества.
Функциональный объем проекта включает бизнес-процессы:
• управляющие бизнес-процессы (управление поручениями, бюджетирование, казначейство);
• производственные бизнес-процессы (управление конкурсами, проектами, собственным производством, материально-техническим обеспечением);
• поддерживающие бизнес-процессы (управление НСИ, договорной работой, трудовыми ресурсами, рекламациями, регламентированный учет).
Автоматизация казначейства проходила в два этапа. В 2014 году согласование платежей было переведено в электронный вид, а существующий бизнес-процесс стандартизирован. В 2016 году проведена оптимизация бизнес-процесса и повышена надежность системы. В результате:
• среднее время согласования заявки на расходование денежных средств (ЗДРС) сокращено в три раза – до 17 часов (астрономических);
• полностью исключены случаи неверной оплаты в связи с неактуальными реквизитами, неверными данными о взаиморасчетах, отзывом лицензии банка;
• переход к безбумажной обработке документов позволил существенно сэкономить время пользователей, исключены «хождения по кабинетам»;
• исключены случаи просрочки платежей;
• финансовое руководство обладает точной и своевременной информацией о движении денежных средств.
Для автоматизации бизнес-процесса построена многокомпонентная информационная система, состоящая из тесно-интегрированных информационных баз:
• 1С:Бухгалтерия – источник данных о фактических взаиморасчетах;
• Корпоративная информационная управляющая система – основная front-end система для 99% пользователей;
• 1С:Документооборот – система управления бизнес-процессами. Используется только как back-end приложение;
• Бит. Финанс – консолидированная система построения БДР и БДДС, а также формирования лимитов оплат.
Функционал многокомпонентной системы:
1. Автоформирование ЗДРС согласно условиям оплаты и наступившим бизнес-событиям.
2. Ручное формирование ЗРДС, в частности, по хозяйственной деятельности.
3. Электронное согласование ЗРДС согласно настроенным маршрутам и организационной структуре.
4. Автоконтроль взаиморасчетов, лимитов, актуальности банковских реквизитов, лицензии банка.
5. Формирование платежного календаря.
Рис. 1 Цепочка согласования ЗРДС (служебного запроса) для оплаты субподрядчику после Этапа 2
История изменений представлена в следующей таблице:
№ п/п |
Операция/ показатель |
Было до автоматизации |
После Этапа 1 (2014) |
После Этапа 2 (2016) |
1 |
Подготовка ЗРДС |
В бумажном виде |
Электронно |
Электронно |
2 |
Согласование ЗРДС |
В бумажном виде, «ногами» |
Электронно |
Электронно |
3 |
Формирование реестра на оплату |
В бумажном виде |
Электронно |
Электронно |
4 |
Контроль взаиморасчетов |
Вручную по данным в файлах или базе регламентированного учета |
Автоматически |
Автоматически |
5 |
Контроль лимитов |
В ручном режиме |
В ручном режиме |
Автоматически |
6 |
Контроль лицензии банка |
Не проводился |
Не проводился |
Автоматически |
7 |
Ответственные за инициацию оплаты |
Производственное или хозяйственное подразделение |
Производственное или хозяйственное подразделение |
Автоматическая инициация по условиям оплаты и бизнес-событиям |
8 |
Количество ЗРДС |
~5500 |
~ 6000 |
~ 7500 (+25%) |
9 |
Среднее время согласования (астрономических часов) |
~60 |
42 |
17 |
«Система сама отслеживает необходимость оплаты. При наступлении срока платежа – оплата инициируется автоматически. Наша задача – только ознакомиться с уведомлением о перечислении денежных средств», – подчеркнул начальник отдела сопровождения реализации объектов метрологии Управления информационно-измерительных систем и метрологии В.С. Орлов.
«Сжатые сроки заставляли нас работать от «прототипа» без четкого технического задания, передавая функционал в эксплуатацию сразу, как он мог принести пользу. Параллельно мы преодолевали сопротивление пользователей – мнимые ошибки системы и «недостаток времени» сразу исчезали, когда вместе с пользователями в кабинет сажали аналитика», – заявил руководитель проекта автоматизации казначейства Е.Р. Гафаров.
В настоящее время идет тиражирование системы в дочерних обществах, в частности, внедрение завершено в ООО «Инвестгазавтоматика» и ООО «Связьгазавтоматика».