ПАО «Газпром автоматизация» организовало единое файловое хранилище на базе 1С:Документооборот

10.04.2017
В январе 2017 года в ПАО «Газпром автоматизация» успешно завершено создание единого файлового хранилища, помогающего более эффективно организовать рабочее пространство и повысить скорость обмена данными между сотрудниками.

До реализации в компании данного проекта файлы хранились в информационных системах и сетевых папках, единое информационное пространство отсутствовало. В процессе совместной работы над документами пользователям приходилось обмениваться файлами по электронной почте, часто нужную версию документа было непросто найти, ведь одни и те же файлы могли храниться в нескольких информационных системах 1С. Подобный процесс создавал чрезмерную нагрузку на каналы связи, требовалось большое место на диске.

Предложенное решение:

Для оптимизации работы было принято решение использовать 1С:Документооборот как back-end систему управления бизнес-процессами. Для этого многие 1С системы (Корпоративная информационная управляющая система, 1С:Бухгалтерия и др.) интегрировали с 1С:Документооборот. Так как данная система обладала нужным функционалом, а также уже использовалась для решения других задач, было принято решение использовать ее как единое файловое хранилище.

Для реализации единого файлового хранилища были проведены следующие работы:

1. Файлы различных систем 1С перенесены в 1С:Документообоорот.
2. В системы 1С интегрирована специально разработанная форма для удобной работы со списком файлов 1С:Документооборот, похожая на проводник Windows.
3. Доработаны прочие механизмы Библиотеки интеграции документооборота для удобного доступа к файлам из форм объектов прикладных систем.
4. Разработана документация и обучающие видеоролики.

Внедрение данного механизма прошло незаметно для пользователей, дополнительное обучение не потребовалось.

Результаты создания единого файлового хранилища:

Представленное ноу-хау обеспечивает пользователям возможность работы с файлами из любого узла гетерогенной системы, включая захват файлов на редактирование и их помещение в хранилище, категоризацию файлов (отнесение файлов к категориям, использование категорий в различных аспектах управления файлами, доступ к ним). Новая разработка в отличие от аналогов позволяет работать не во внешних СЭД, а в прикладных системах электронного документооборота – в зависимости от организации и должности (в ERP-системе, в Бухгалтерии и т. д.), что, в свою очередь, повышает качество информации и эффективность работы. Данное ноу-хау также снижает риски потери файлов, использования неактуальных версий и т. п.
Главными результатами проекта IT-специалисты Общества считают создание единого информационного пространства для совместной работы с документами, уменьшение трудозатрат по их подготовке, снижение нагрузки на файловую систему, а также сокращение размера основной базы 1С. Преимущество ноу-хау оценили и пользователи.

«Совместная работа с документами стала более удобной. Например, при подготовке заявки на закупку мы имеем возможность все исходные формы хранить в одной папке, раздавать права доступа к ней ответственным подразделениям и совместно заполнять формы. В распоряжении тендерного отдела есть вся актуальная информация. Кроме того, появилась возможность упразднить архивы и резервные копии документов. Вся документация консолидирована в одном месте», – заявил начальник тендерного отдела В.А. Сельский.

«Нам приходится разрабатывать и перерабатывать большое количество проектной документации. Создание единого файлового хранилища с механизмами разделенной работы, версионированием файлов позволило существенно сократить непроизводственные затраты. Теперь мы хотим создать аналогичное файловое хранилище для совместной работы над документами вместе с Заказчиком», – подчеркнул руководитель проектной группы А.И. Афанасьев.

«Мы повсеместно используем единое файловое хранилище в работе практики 1С. Все необходимые документы разрабатываем и публикуем в этой системе. Старались сделать так, чтобы и самим было удобно», – добавил руководитель проекта внутренней автоматизации Е.Р. Гафаров.